CUARTA UNIDAD '' Organización y Técnicas del Área de Reservas''
INTEGRANTES:
GOMEZ YAURI LURDEZ
MAURICIO ROSALES PILAR
SESIÓN N° 14
GOMEZ YAURI LURDEZ
MAURICIO ROSALES PILAR
SESIÓN N° 14
ESTADO Y PRONOSTICO DE RESERVAS
DEFINICION:
El Departamento de
reservaciones del hotel desempeña un muy importante papel dentro
del trabajo de Recepción. Del mismo depende en gran medida el éxito
del trabajo de la Recepción en particular y del hotel en general, pues como se
ha puesto de manifiesto un fallo en el correcto desempeño de esta actividad
acarrearía serios problemas que conducirían a crear molestias a los clientes
con las seguras consecuencias negativas para la instalación.
Permite evaluar los pronósticos de producción y las reservas a
través de los sistemas y softwars que manejan los hoteles de alta categoría, de
esta manera se puede visualizar la ocupabilidad de habitaciones del hotel para
así poder ofrecer el servicio que están solicitando los huéspedes.
El pronóstico puede usarse por
ejemplo para poner al día la nómina programada y para realizar proyecciones de
gastos; después puede ser complementada por un pronóstico para los próximos
tres días mucho más actual. Ambos pronósticos ayudan a las secciones del hotel
a mantener el nivel apropiado de personal para el volumen de negocios esperados
y el manejo de costos.
FUNCIONES DE ESTE DEPARTAMENTO
q
Recepciona todas las solicitudes de
reservaciones hechas al hotel.
q
Analiza detalladamente la ocupación del hotel
por períodos de tiempo para conocer los cupos y así poder vender eficientemente
las capacidades del hotel.
q
Confirma todas las solicitudes que sean
posibles, y hace saber al solicitante de esta confirmación.
q
Confirma la no-aceptación de la reservación
en caso de falta de disponibilidad, etc.
Pronóstico de Ocupación
El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda:
Tiene como objetivos:
TARIFAS NACIONALES E INTERNACIONALES
RUTA INTERNACIONAL
Sesión 15
Sesión 16
mano corriente
Sesión 17
Sesión 18
Con base a las reservaciones registradas, INNSIST puede
efectuar un pronóstico de ocupación general para determinar cuál es la demanda
de habitaciones de su hotel en cierto período, de esta manera se tiene una base
para poder vender o no habitaciones. Este reporte contiene en forma concentrada
por grupos de categorías (mismas que son definidas en la configuración) las
entradas, las salidas y los huéspedes en casa; así como el porcentaje de
ocupación, las habitaciones fuera de servicio y la disponibilidad global de
estas habitaciones.
Pronóstico con tarifa
El reporte del Pronóstico
con Tarifa muestra el ingreso producido o por producir de los días en el rango
de fechas seleccionado. Este reporte muestra el total de habitaciones del
hotel, los huéspedes por llegar, por salir y en casa separados por segmento de
mercado, así como el porcentaje de ocupación, habitaciones fuera de servicio,
la disponibilidad global de las habitaciones y el ingreso y tarifas promedio
diarias.
El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda:
q Nombre del huésped
q Tipo de Huésped
q Número de habitación
q Tipo de habitación
q Número de personas en la habitación
q Fecha de llegada
q Fecha de salida
q Usuario que autorizó el descuento
q Código de reservación
q Número de folio
q Número de extensión
q Compañía
q Moneda
q Tarifa diaria
q Método de pago
q Contacto.
q Observaciones
SE TRABAJA CON EL FORECAST
¿Qué es el forecast?
El forecast consiste en la estimación y monitorización de las ventas
futuras para un producto, utilizando diferentes herramientas como los datos
históricos de venta y las previsiones del equipo de ventas y del departamento
de marketing.
ü
Mejorar el flujo de información en la cadena
de suministro.
ü
Preparar las áreas de la organización para las
acciones a emprender.
ü
Conocer qué pasará en el corto y medio plazo
(no se hacen estimaciones más allá del año debido al alto grado de cambio en
los mercados en la actualidad).
ü
Detectar los problemas con anterioridad.
ü
Encontrar soluciones más rápidamente.
ü
Reducir inventarios.
ü
Mejorar la atención al cliente.
TARIFAS NACIONALES E INTERNACIONALES
DEFINICION:
Los montos de las tarifas usados como ejemplo no
incluyen los tributos de ley aplicables al servicio.
TARIFAS AERONAUTICAS ACTUALES
1.1.
Instalaciones y Servicios Aeroportuarios vinculados a la TUUA.
La Tarifa Unificada de Uso de Aeropuerto está
relacionada con los diversos servicios aeroportuarios prestados a los pasajeros
en las instalaciones del terminal aéreo durante las formalidades de despacho de
pasajeros, equipajes, carga y correo; y son los que se señalan a continuación:
Embarque/Desembarque de Pasajeros
Orientación
Otras Instalaciones y Servicios entre otros.
RUTAS DOMÉSTICAS/NACIONAL
Se aplica la tarifa neta (en otros países conocida
como TAX)
Tenemos el QUEUE:
• Operacional
= $. 4.00 por ruta
• Funcional =
$. 12.00 - $. 19.00 por ruta (puede variar)
Ejemplo:
v un queue
LIM/PIU/LIM el costo sería de $. 8,00
v Un queue
TGI/PEM/TGI el costo sería de $. 24.00 ó $. 38.00
Se aplica el TUUA:
Ø En este caso se aplica cuando un extranjero
ingresa a nuestro país o también cuando salimos a otros países.
Ø En este
caso el costo sería $. 80.00
Ø También
tenemos el INCOME TAX:
Ø Nosotros en
nuestro país lo conocemos como IGV.
Ø Lo pagan
las entidades finacieras y personas que trabajan en EE:UU.
Facturación de los Servicios y Caja de Recepción
FACTURACIÓN
DE LOS SERVICIOS
El primer paso es hacer la comanda, que es el impreso donde
figura lo solicitado por el cliente, pero que no está valorada.
espués hay que confeccionar la factura, tarea realizada por
el gestor del alojamiento rural o persona en quien delegue, mientras que la
comanda la toma el personal de servicio. La factura refleja de una forma ya
valorada lo solicitado por el cliente.
El crédito de una factura general o el crédito en el
departamento de recepción se puede producir en los siguientes casos:
POR
CRÉDITO PERSONAL:
Se puede producir tanto a nivel individual y particular de un
cliente, como a nivel de empresas privadas y públicas.
Generalmente, los alojamientos rurales no admiten cheques
personales ni conceden créditos a no ser que haya alguien de la empresa que se
responsabiliza del cobro de los mismos.
BONO DE AGENCIA
Es el
documento que emite la agencia de viajes a nombre de un cliente,
responsabilizándose del pago de una serie de servicios, de una cierta cantidad
o simplemente para efectuar una reserva sin hacerse cargo de pago alguno. Los
bonos de agencias pueden ser: bono de reserva o bono descuento reserva, bono
depósito, bono de paquete turístico, bono full crédit o todo incluido. Este se
liquida posteriormente a la estancia de los clientes.
TARJETA DE CRÉDITO O DE PAGO
Son
admitidas en la mayoría de los establecimientos ya que permite a los turistas
viajar sin llevar dinero en efectivo además de suponer una seguridad para el
hotel en cuanto al cobro de las facturas.
Para ello se
establece un contrato bilateral entre ambas empresas en el que se determina el
período y secuencia de presentación y entrega de facturas, voucher, comisiones,
etc.
Las facturas
pueden ser cobradas por diferentes sistemas, debido a la forma de pago
realizada por el cliente. Estos pueden ser:
ü Efectivo
ü Moneda nacional
ü Moneda extranjera
ü Billetes
ü Divisas o cheques de viaje
ü Cheque bancario (raramente permitido)
ü Efectivo
ü Moneda nacional
ü Moneda extranjera
ü Billetes
ü Divisas o cheques de viaje
ü Cheque bancario (raramente permitido)
CAJA DE
RECEPCIÓN
El Área de Caja pertenece al departamento de Recepción.
El sistema de trabajo del
Área de Caja, puede manejarse ya
sea manual, o informatizado, en dependencia del tipo de hotel en que nos
encontremos, sus recursos y de los
mecanismos establecidos por el Departamento de Contabilidad de cada empresa
hotelera.
Todos los consumos efectuados por los huéspedes a través de
la caja de recepción y/o a través de las diferentes áreas de servicio del
hotel, deben registrarse en los estados de cuenta de la habitación que
corresponda.
Éste proceso puede llevarse de manera manual o a través de
sistemas hoteleros.
FUNCIONES
ü Cobro de facturas a los pasajeros
ü Cambio de divisas
ü Manejo de caja chica para necesidades
de recepción
ü Pago a proveedores (según modalidad
del hotel)
ü Pago de comisiones a las agencias de
viajes.
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES
ARQUEO
Es el procedimiento en el cual se compara el efectivo o dinero ingresado en la caja con facturas y demás soportes de ingresos y la suma de dichas facturas es la base que debe de tener el cajero.Reconocimiento, cuenta y comprobación de los bienes existentes, consiste en la comprobación de los movimientos realizados durante un período la cual se debe realizar una vez por turno y la persona encargada de de controlar este proceso es el auditor de ingresos y el responsable de realizar este proceso es el recepcionista.
REEMBOLSO
Es el control de la base que tienen en recepción este se
lleva a cabo con los recibos que se han pagado durante el día.
El recepcionista deberá verificar que los recibos o facturas
estén debidamente firmados por el
huésped.
PAID-OUT
Se conoce como pagos hechos a nombre del cliente por
conceptos prestamos los cuales se cargan a la cuenta del cliente.
El control de paid-out lo llevara a cabo el auditor nocturno,
a cargo del recepcionista de turno.
ANTICIPO
Se conoce como préstamo, pero en este caso el dinero que se
le fue entregado se le será cargado a su cuenta.
El encargado de realizar el control es el auditor nocturno, el tesorero y la
contraloría, y el responsable será la recepcionista de turno.
La caja es el último eslabón del proceso de entrada y en los
alojamientos rurales se considera como un componente de la Recepción o bien una
responsabilidad más del gestor. Además suele tener las siguientes funciones:
Cobro de facturas en efectivo o a crédito (cheques de viaje, bonos de agencias
de viajes, comisiones), a veces, también custodia y deposito de valores.
TIPOS DE CUENTAS
CUENTAS POR COBRAR
Se refieren a los cargos que no se han cobrado después de la
salida del huésped el hotel por lo tanto se envían para su cobro posterior en
un determinado lugar
Cuentas maestras
Es una cuenta que será pagada por la compañía o por la
agencia de viajes solo cuando sean grupos grandes entre 40 y 60 personas
CONTROL DE CAJA DE RECEPCIÓN
CONTROL DE CAJA DE RECEPCIÓN
El subdepartamento de Caja pertenece al departamento de
Recepción
Todo el dinero debe mantenerse bajo llave y bajo la
supervisión del cajero.
El banco de efectivo ó float dado a la caja también es
controlado y un cheque se mantiene en el mismo
El cajero debe tomar las precauciones necesarias cuando se
trata de moneda extranjera
Cada vez que el cliente paga en efectivo, el cajero tiene que
hacer un recibo y entregarlo al cliente.
El dinero recogido todos los días debe ser enviado al banco
para el depósito.
IMPORTANCIA
El hotel debe tener control de caja y del crédito de sus
clientes también para asegurar un flujo de caja saludable. El flujo de efectivo
significa que el dinero que se mueve dentro y fuera de la empresa.
El control del crédito se refiere a las diversas medidas
adoptadas por el hotel para asegurarse de que el cliente arregle sus cuentas en
su totalidad; o bien ellos mismos o alguien en su nombre, como una compañía de
tarjetas de crédito, una compañía aérea, una oficina corporativa, un agente de
viajes u otra persona, dentro de un período de tiempo especificado.
FACTURACIÓN DE RESERVAS
LAS FACTURAS
Ø Es un documento mercantil, legal, contable.
Ø Es una Relación de los objetos, artículos o servicios
comprendidos en una venta, remesa u otra operación de comercio.
Ø Es el documento que funciona como respaldo y prueba
física de la realización de una operación económica
Tipos de
factura
Facturas en función de su
contenido:
Ø Ordinarias
Es la factura
normal que vemos a diario que sirve para dejar constancia de que se ha prestado
un servicio o se ha vendido un producto.
Ø Recapitulativas
sirve para
resumir todas las facturas emitidas a un cliente en cierto periodo de tiempo.
Ø Rectificativas
son aquellas que
sirven para rectificar una factura anterior.
Facturas en función del valor
Ø Proforma
Es la factura
que se envía con anterioridad a la prestación del servicio o venta de
producto y que representa cómo será esa futura factura.
Ø Copia
Factura que se
queda el emisor de la misma para su documentación y que es una copia de la
original.
Ø Duplicado
Factura duplicada
para el receptor, en caso de que haya perdido la original.
Facturas en función de los requisitos
Ø
Completa
Es aquella que incluye todos los datos
requeridos para hacer la denominada “factura modelo”.
Ø
Simplificada
Facturas en las que no es necesario
incluir todos los datos mencionados en el apartado de facturas completas.
Facturas en función del medio
Ø
Tradicionales
Las facturas
tradicionales son aquellas que se entregan en papel o cualquier otro soporte
físico.
Ø
Electrónicas
Es aquella en la
que no se utilizaba ningún soporte físico, que es equivalente a la tradicional
y que se envía a través de un fichero firmada digitalmente. Tiene la misma
validez que la tradicional y no es necesario imprimirlas ni hacer nada con
ellas para almacenarlas o entregarlas.
·
Datos estructurados
Están creadas bajo un formato en el cual los
programas de facturación pueden identificar y contabilizar todo automáticamente
·
Datos no estructurados
son creadas a través de imágenes o archivos PDF, que
no son tan fáciles de escanear por estos programas.
ELEMENTOS
DE LA FACTURA
v Número de
factura
Es el elemento que identifica a la misma dentro de
tu contabilidad, y como tal, ha de ser único. No es posible que en un mismo año
tengas dos facturas con el mismo número, pues de ser así es signo de que algo
has hecho mal.
v Fecha de
emisión de la factura
Este elemento
tiene gran transcendencia a efectos tributarios ya que supondrá el periodo
en el que se ha facturado la misma y, el momento en el que se imputan los
impuestos correspondientes, y también a efectos de cobro, ya que se usa la
fecha de emisión de la factura como referencia de inicio del plazo para pagarla.
v Fecha de
vencimiento
Es el momento en el que
la factura deberá haber sido abonada y por tanto, marca el plazo, el
comprendido entre la emisión y el vencimiento, en que el receptor de la misma
debe abonarla.
v Datos
fiscales del emisor y del receptor de la factura
Los datos que debes incluir son el nombre y
apellidos en el caso de trabajadores autónomos o la denominación social en el
caso de las empresas, el domicilio completo y el número de identificación
fiscal (DNI en autónomos o RUC en las empresas).
v Concepto,
importe e impuestos de la factura
Dicho concepto, que deberá corresponderse con
el producto o servicio prestado, determinará de igual modo el tipo impositivo a
incluir en la factura, ya que en función del mismo corresponderá aplicar
un IGV normal, reducido, súper reducido, o incluso, una exención del IGV.
v Datos
registrales
En el caso de que se trate de una sociedad, o
en su caso si siendo autónomo estás inscrito en el Registro Mercantil como
Emprendedores de Responsabilidad Limitada, deberás incluir en
la factura los datos registrales de dicha inscripción.
v Datos
complementarios
Adicionalmente es posible incorporar otra
información que, no siendo imprescindible su existencia siempre en las mismas,
sí debe incluirse en el caso de cumplirse las características que así lo
exigen.
Cobro del
Saldo total
Una vez analizada la factura por el huésped y
el recepcionista y después que el cliente manifieste que está de acuerdo con el
saldo total de su factura, se procede de la siguiente forma.
1- Se pregunta al
huésped de que forma hará el pago.
2- Si el pago es
hecho en efectivo, esté será contado nuevamente en presencia del cliente, para
asegurarnos que sea la cantidad correcta, inmediatamente se deposita el
efectivo en la caja.
3- Se devuelve el
cambio exacto al cliente en caso de ser necesario.
4- Se expide
recibo de cobro por la cantidad abonada por el huésped con su respectivo
concepto de pago(dicho recibo debe ser firmado por el huésped y el cajero que
lo atienda).
5- Se cierra la
factura en presencia del huésped, adosándole la copia del recibo de cobro
expedido.
6- En caso de que
el pago sea hecho con tarjeta de crédito, se realiza la operación de venta en
el POS. Una vez realizado la operación, se obtiene el comprobante de la venta,
el original con la firma del cliente para la instalación y copia para el
huésped. Siempre debemos chequear el saldo del comprobante para evitar
cualquier error cometido.
7- Se entrega la
copia del comprobante de venta al huésped junto con su tarjeta de crédito.
8- Una vez
realizada una de estas dos posibles operaciones, se prosigue la atención al
huésped.
Gestión de
cuentas por cobrar
En
administración existe una persona responsable de gestionar cobros pendientes de
clientes y agencias, independientemente de que para determinados casos utilice
el apoyo de la recepción o la propia dirección del complejo. Los pasos a dar
son los siguientes:
SOFTWARE UTILIZADOS EN EL ÁREA DE RESERVAS I
SOFTWARE UTILIZADOS EN
RESERVAS: INN SUITE – MONOLITH
SOFTWARE
MONOLITH
Es un conjunto de aplicaciones que permiten operar una empresa de
una manera eficiente. Desde el front
office hasta el back office, pasando por módulos como puntos de venta de bar,
restaurante, spa y tiendas de conveniencia. MONOLITH ofrece un conjunto de
herramientas que permiten controlar y agilizar la operación diaria.
MONOLITH es una aplicación
totalmente integrada en sus funciones y dependencias. Esto significa que cualquier módulo se
encuentra siempre actualizado con respecto a los demás.
Dentro de las características operativas más
relevantes a nivel macro se encuentra una corta curva de aprendizaje por
usuario, alta configurabilidad de todos los módulos para adaptar su
comportamiento operativo al cliente, aseguramiento de la congruencia y
seguridad de la información.
Muchos años de experiencia
en una amplia variedad de tipos de operaciones hoteleras han permitido a
MONOLITH recibir un alto grado de retroalimentación lo que ha permitido optimizar
ampliamente el uso de nuestras aplicaciones.
Desde sus inicios, nuestra empresa
enfocó su interés en aplicaciones buscando soluciones integrales para cada área
administrativa y operativa de nuestros clientes. Las aplicaciones creadas
reciben la constante supervisión y retroalimentación por parte de nuestros
expertos programadores y clientes en cada área.
MONOLITH PARA:
MONOLITH FRONT OFFICE:
ü
Recepción
ü
Reservaciones Hotel
ü
Reservaciones Tours
ü
Central Telefónica
ü
Timeshare
MONOLITH BACK OFFICE:
ü
Contabilidad
ü
Cuentas por Cobrar
ü
Cuentas por Pagar
ü
Inventarios
ü
Nómina
ü
Activos Fijos
ü
Bancos
MONOLITH COMERCIO:
ü
Bar &
Restaurante
ü
Casino
ü
Timeshare
ü
Property Management
ü
Spa
ü
Puntos de Venta
ü
Eventos
MONOLITH PERIFERICOS:
ü
Central Telefónica
ü
Mail & Web
Server
ü
Reloj Marcador
ü
Smartphones
ü
Tablets
ü
Touchscreen
MONOLITH FRONT
OFFICE
Su capacidad de adaptación
a los diferentes tipos de hoteles de la industria, desde los All inclusive,
Hoteleria, Tour operador, Timeshare, E.P. o una combinación de éstos, permite
de forma rápida y ágil configurar su funcionalidad de acuerdo a la necesidad
propia de cada cliente.
CARACTERISTICAS GENERALES
ü
Integración Total
con Central Telefónica, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Restaurantes, Puntos
de Ventas y Presupuestos Flotantes.
ü
Interfaz para
Reservaciones en Línea.
ü
Múltiples
Tarifarios, individualizables por Agencia, por Temporadas.
ü
Control de
Comisiones por Agencia, Paquetes y Transacciones Compuestas.
ü
Sub-Módulo Ama de
Llaves, Central Telefónica, Registro de
Prepagos.
ü
Confirmación
automática de reservas por medio de correo electrónico, etc.
ü
Creador / Generador
de Encuestas on-Line.
MONOLITH BACK
OFFICE
ü
Integracion con
todos los demás módulos (facturación, Cuentas por Cobrar, inventarios, bancos,
cheques, Cuentas por Pagar y planillas, etc.).
Esta conexión es libremente configurable por el cliente, con el fin de
brindar la mayor flexibilidad entre módulos.
ü
Administra todos los
documentos generados por Inventarios como Compras, y Cuentas por Pagar
Directas. Permite realizar los pagos a Cuentas
por Pagar mediante Pagos Directos, Cheques y Transferencias Electrónicas.
ü
Es un conjunto de
aplicaciones que permiten operar una empresa de una manera eficiente. Desde el front office hasta el back office,
pasando por módulos como puntos de venta de bar, restaurante, spa y tiendas de
conveniencia. MONOLITH ofrece un conjunto de herramientas que permiten
controlar y agilizar la operación diaria.
SOFTWARE INN
SUITE
SUITE: PRODUCTOS
ü
Suite PMS
ü
Suite TPV
ü
Suite Telecomanda
ü
Suite Créditos
ü
Suite Almacén
ü
Suite Escandallos
ü
Suite Enlace
Contable
ü
Suite Factura
Electrónica
ü
Suite SII
ü
Suite SPA y
Balneario
ü
Suite XML Service
ü
Suite Lector de
documentos
ü
Suite Pasarela de
pagos
ü
Suite SrvCom
SUITE: SERVICIOS
ü
Soporte Técnico
ü
Servicio de
actualizaciones
ü
Formación
personalizada
ü
Desarrollo de
software
ü
Servicios de
instalación
SUITE PMS
Suite PMS incluye módulos
de reservas, estancias, housekeeping, facturación, tarifas, clientes, etc.
Además, realiza conexiones con repositorios de facturación electrónica, gestión
contable, y conecta con dispositivos electrónicos como centralitas, televisores
interactivos, climatización, etc.
Todo ello con el objetivo
de aportar eficacia en las tareas de los empleados y ayudar a conseguir una
mayor satisfacción de los clientes.
Gestión de tarifas:
establecer y ver precios de una manera sencilla. Facilita el trabajo de los
empleados.
Gestión de cupos: Establece
límites y graba los acuerdos de disponibilidad y fechas de reléase para los
canales de venta de su establecimiento de una manera sencilla. Controla la
situación en cada instante del estado del cupo e informa al usuario del
programa en tiempo real.
Confirmaciones de reserva
vía email: Construye modelos de confirmación de reserva a medida, en múltiples
idiomas, envía notificaciones de cancelación o de registro en la lista de
espera. Incluso puede enviar diferentes modelos de contrato entre el
establecimiento y el cliente para la celebración de eventos.
Planning de disponibilidad:
Pinchando y arrastrando se pueden consultar precios o realizar una reserva
completa. Otra función interesante de este planning es que navegando por las
fechas se puede conocer información relevante sobre festividades o eventos en
el hotel.
SUITE PMS: GESTIÓN DE
CLIENTES
Registro de partes de
viajeros: Suite PMS se integra con lectores de documentos que permiten la
lectura automática durante el proceso de introducción de datos del DNI del
viajero.
Gestión de fichas de
clientes, agencias y empresas: Fichas de clientes personalizadas,incorporan
resúmenes anuales comparativos de producción, estancia media, etc. Existe,
además, un apartado de preferencias para indicar cómo actuar cuando se trate
con un cliente.
Impresión del bienvenido:
El slip de entrada, o documento 'Bienvenido', puede ser configurado dentro de
Suite® PMS para ser impreso de forma automática, incorporando los datos del
cliente y de la estancia.
Gestión de alojados: Se
puede navegar visualizando las diferentes zonas del hotel mediante plannings
que muestran el estado de las habitaciones en tiempo real. El check-in incluye
herramientas que permiten automatizarlo. El check-out gestiona las facturas que
deben emitirse.
SUITE PMS: GESTIÓN DE
RECURSOS
Gestión de salones, parking
y otros recursos: Gestiona la ocupación de las habitaciones, salones,
aparcamientos, cunas, proyectores y otros medios audiovisuales. Define y
controla el acceso a zonas deportivas, mediante la activación de la gestión de
complementos.
Control de vehículos del
parking: Permite imprimir una tarjeta de identificación para el vehículo y se
integra con diversos dispositivos de control de acceso al parking. La
información se complementa con diversos listados de control para el responsable
del parking.
OTROS DEPARTAMENTOS
Control de limpieza: Con
ayuda de una tablet, la encargada de la limpieza puede reflejar el estado de
las habitaciones en tiempo real, de tal forma que los recepcionistas puedan
verlo de forma directa en el planning. Así mismo, la encargada, puede notificar
dicho estado marcando un código en el teléfono de las habitaciones.
Gestión del taller de
mantenimiento: Desde la ficha de la estancia el recepcionista tiene posibilidad
de crear incidencias asociadas a la habitación o consultar el estado de una
avería.
Partes de cocina: Incorpora
un control de comensales que permite al cocinero ajustarse a la demanda. Y al
jefe de restauración calibrar mejor la cantidad de camareros necesarios. Se
controlará el acceso de los alojados, integrándolo con Suite TPV y aplicando
gratuidades en función del régimen contratado.
Integración con las ventas
de Suite TPV: Desde la recepción, haciendo clic sobre un cargo de bar, el
sistema muestra el ticket original en pantalla. Por otra parte, Suite® PMS
permite importar diariamente el resumen de ventas de todos los terminales
creando un único balance.
Libro de caja: Gestiona las
entradas y salidas de dinero en efectivo de recepción, pudiendo llevar un
seguimiento en tiempo real de los movimientos de la caja.
FACTURACIÓN
Facturación con series y
rectificativas: Controla múltiples series y emite facturas rectificativas.
Incorpora herramientas de facturación anticipada para agencias y T.T.O.O., con
opción de facturación electrónica y enlace con sistemas de Check-Out Express.
Facturas proforma y
confirmaciones vía email: Se puede construir una proforma de los servicios
contratados por un grupo o reserva individual. Permite incorporar descuentos y
comisiones. Las proformas pueden enviarse por email utilizando el sistema
integrado Suite® Mail.
Facturación electrónica: La
facturación electrónica consigue un ahorro de costes importante y un adelanto
en el período de pago de las facturas emitidas. El sistema se basa en el
aprovechamiento de los medios electrónicos para la generación, procesamiento,
transmisión y resguardo de las facturas en formato digital. Suite® PMS
incorpora un volcado de las facturas a diversas plataformas de facturación
electrónica, como BSFactura o Voxel.
Exportación contable:
Existen más de 20 drivers distintos enlazados con cualquiera de las
contabilidades. Genera el volcado contable con los asientos de facturación,
producción, anticipos y cobros de crédito. Existe un volcado en formato XML,
que puede ser adaptado para integraciones con nuevas contabilidades.
SOFTWARE UTILIZADOS EN EL
ÁREA DE RESERVAS
SOFTWARE OPERA
Opera proporciona todos los instrumentos que el
personal de un hotel necesita para llevar a cabo sus tareas cotidianas: gestión
de reservas, facturación a clientes, asignación de habitaciones y gestión del
inventario de habitaciones, acomodando las necesidades internas de los
clientes, y facturación.
funciones del pms
¿QUE ES UN PMS?
En la industria de la hospitalidad un PMS (Property Management System),
conocido también como Sistema Operativo de Gestión, es una aplicación de
software completa usada para automatizar las funciones del hotel como las
reservas de clientes, reservas online, puntos de venta, teléfono, cuentas por
cobrar, ventas y marketing, banquetes, alimentos y bebidas, costos y
administración, gestión de materiales, recursos humanos y nómina, gestión de
mantenimiento
funciones del pms
Reservas:
Este módulo de software de gestión de propiedades proporciona un
completo conjunto con características para crear y actualizar reservas
individuales, de grupos y de bloques de negocio, incluida la gestión de
depósitos, cancelaciones, confirmaciones, lista de espera, bloqueo de
habitaciones y uso compartido
Gestión de tarifas:
Este módulo ofrece un amplio conjunto de características para establecer
y controlar automáticamente tarifas, para estimación de tarifas y para análisis
y previsión de ingresos.
Perfiles:
Registros demográficos completos para clientes, cuentas de negocios,
contactos, grupos, agentes y orígenes. incluyen direcciones, números de
teléfono, inscripciones de asociación, detalles de estancias e ingresos,
preferencias de clientes.
Recepción:
Este módulo gestiona clientes individuales, grupos y clientes sin
reserva y dispone de funciones de bloqueo de habitaciones, gestión de mensajes
de clientes y llamadas de despertador, así como funciones de creación y
seguimiento en localizaciones o informes consultivos entre departamentos.
AMADEUS
Es una compañía líder de tecnología de información,
también se le conoce como GDS (Sistema de Distribución Global), que proporciona
herramientas de distribución, marketing y ventas en línea a los profesionales
en turismo y los viajes a todo el mundo
TIPOS DE
PROGRAMA AMADEUS
Ø
Amadeus Pro
Tempo
Es un sistema de front-office basado en una PC y
una herramienta de reservas versátil que responde a las necesidades de
profesional en la industria de viajes. Provee una inter fase gráfica y de fácil
uso para el usuario simplificando el proceso de reserva e incrementando su
productividad.
Ø
Amadeus Pro
Web
Este
Sistema permite acceder a todas las funcionalidades del sistema central y desde
cualquier lugar del mundo con una PC o una computadora portátil a través de
internet o vía intranet.
Beneficios:
Ø Reducción de Costos.
Ø Acceso Seguro en tiempo Real.
Ø Posibilidad de habilitar la emisión de boletos
Ø Facil Instalación.
SDG
El sistema de distribución global
de viajes Amadeus es el sistema de reservas por computadora más extenso del
mundo por reparto de mercado. el sistema es una herramienta de ventas para Aero
líneas, hoteles, agencias de viajes y otros negocios relacionados con la
industria del turismo.
Amadeus proporciona soluciones para:
Ø
Líneas aéreas: 777
Ø
Corporaciones: 80,000
Ø
Empresas de ferrocarriles: 43
Ø
Viajeros: 470 millón
SABRE
Es uno de los principales globalizadores o sistemas de
distribución global (GDS) del mercado, además de ser el más veterano. Tiene su
origen en 1953, año en el que American Airlines e IBM crearon el primer
software para realizar reservas de vuelo a través de un sistema computerizado,
SABRE (Semi Automated Business-Related Enterprise), que permitía agilizar
notablemente las reservas aéreas. Más adelante este sistema se iría expandiendo
a otras compañías aéreas al tiempo que se iba desarrollando con el paso del
tiempo.
BENEFICIOS
Ø
Pasabordos anticipados hasta el destino final (vuelos de
American).
Ø
Reservación de sillas para espectáculos en teatros de
Broadway.
Ø
Comunicación inmediata por computador con las principales
aerolíneas y aeropuertos del mundo.
Ø
Datos actualizados sobre documentación internacional
(inmigración), regulaciones de equipaje, conversión de moneda, estados del
clima, ferias y congresos, atracciones turísticas e información completa de
interés para los viajeros sobre ciudades y países.
El software de Sabre para las agencias de viaje
Para
acceder a la red de Sabre Travel Network las agencias de viaje necesitan
conseguir el software adecuado proporcionado por Sabre, siendo MySabre o Sabre
Red Workspace los productos que ofrece esta empresa a las agencias. MySabre
salió al mercado en el año 2004 y es un portal online de reservas de vuelos,
mientras que Sabre Red Space, aparecido en 2010, es una solución global para
agencias de viajes que une a las funcionalidades de MySabre muchas más que
permiten a las agencias localizar hoteles en mapas para poder realizar mejor
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